·WHEN－會議開始時間、持續(xù)時間

·WHERE－會議地點確認

·WHO－會議出席人

·WHAT－會議議題

·AMBIENT－會議背景音樂和會標等

·OTHERS－接送服務、會議設備 及資料、公司紀念品等

·WHEN－時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

·WHERE－地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。

·WHO－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

·WHAT－會議的議題，就是要討論哪些問題。

·OTHERS－會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發(fā)資料、會場布置、作息日程、代定返程機票及會后旅游等相關事宜。配合主辦方會務組協調會務組與代表之間、酒店之間的相關事宜，妥善解決各類問題。

方形中空式：桌形擺設：將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在前端。特點：此種類型的擺桌常用于學術研討會一類型的會議，前方設置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發(fā)言；此種臺型容納人數較少，對會議室空間有一定的要求。