主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網連接設備、投影幕布等，相關設備在發(fā)布會前要反復調試，保證不出故障。

新品發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內部安排發(fā)布會，也要酌情安排人員做嘉賓引導工作。

新品發(fā)布會背景板主要襯托出會議主題，所以在設計及選材上一定要慎重考慮，近年來，新品發(fā)布會主要采用高清晰寫真布，這種材料因為無異味，不反光和高清晰的特點，所以對新品發(fā)布會的現(xiàn)場氣氛營造大有好處。

在舉行新品發(fā)布會之前，主辦單位要事先預備好如下材料：

一是發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要，它要緊扣主題，體現(xiàn)、正確、生動、真實的原則。

二是題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時表現(xiàn)自如，可以對被問的主要題目進行猜測的基礎上，形成問答提綱及相應答案，供發(fā)言人參考。

三是資料提綱。事先必須精心預備一份以有關數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱，并認真打印出來，在新品發(fā)布會上提供給來賓。在資料提綱上應列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等，便于日后聯(lián)系。

四是形象化視聽材料。這些材料供與會者利用，可增強發(fā)布會的效果。它包括：圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。

新品發(fā)布會策劃方案包括一下七個要素，抓住它基本上沒有什么大問題。

發(fā)布會主題

一、公關目標：

（1）長期目標：

（ 2）短期目標：

目標公眾：

心理需求：

二、宣傳方案

1、 媒體廣告策略

2、 售點廣告策略

3、 場外廣告

三、邀請與會人員名單

政府機構：

媒體：

機構：

發(fā)展合作商：

新品體驗公眾：

名人：

演出團體：

四、通知聯(lián)絡方式：

五、接待方式

六、外部公眾的活動要求

顧客關系：

媒介關系：

社區(qū)關系：

協(xié)作者關系：

供應商：

經銷商：

競爭者關系：

政府關系：

名人關系：

七、部門分工、協(xié)調

策劃部門：秘書部：

營銷部門：

技術部門：

財務部門：

一個好的新品策劃案一定要注意的就是整個活動的流程，廣州新品發(fā)布會策劃主要針對的就是新的產品的推出、問世、推廣和后期的產品細節(jié)展示，都能夠完美的達到客戶的需求，策劃案對于活動的流程能夠很好的銜接，每一個步驟都是經過案子的作者精心的策劃和整體考慮的，對于活動的流程和實施步驟是一個活動內容能否順利展開的主要的原因，活動的步驟就是按照策劃案的流程來具體完成的，他是整個活動的命脈。