在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、筆、板擦等配套的工具也必不可少。

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

慶典禮儀是現(xiàn)代社會的重要社交方式，也是組織方對內(nèi)營造和諧氛圍、增加凝聚力;對外協(xié)調(diào)關(guān)系、擴大宣傳、塑造形象的有效手段，慶典禮儀活動包括婚禮、開業(yè)、剪彩等。公司以人為本，以文化傳播為途徑，為企業(yè)拓展市場，維護品牌形象，進行產(chǎn)品推廣及企業(yè)品牌提供專業(yè)的服務(wù)，并策劃和執(zhí)行政府經(jīng)濟類文化類大中型活動。

慶典活動是組織利用自身或社會環(huán)境中的有關(guān)重大事件、紀念日、節(jié)日等所舉辦的各種儀式、慶祝會和紀念活動的總稱，包括節(jié)慶活動、紀念活動、典禮儀式和其他活動。通過慶典活動，可以渲染氣氛，強化組織的影響力；也可以廣交朋友，廣結(jié)良緣；成功的慶典活動還可能具有較高的新聞價值，從而進一步提高組織的知名度和美譽度。