在公司中應該明確的規(guī)定刻章的使用權(quán)，也就是說為了保證印章的使用規(guī)范和文件，公司在使用印章的時候應該安排專人進行保管和使用，不能夠讓其他人代用、印章亦不可離開保管者的視線。同時在公司內(nèi)部應該有明確規(guī)定印章不得隨意帶出公司內(nèi)部，即便是領導要求需要外出攜帶也要經(jīng)過一系列的申請和批準才可以，在外出攜帶的時候還要帶上公司內(nèi)部信任的員工隨行確保印章的以及規(guī)范使用。

刻章的時候如果企業(yè)刻制普通印章那么需要準備的資料文件圍繞經(jīng)營信息即可，但是如果企業(yè)需要刻制財務類的印章如企業(yè)需要使用該刻的印章進行財務活動，那么在準備文件時除了經(jīng)營類的資料之外還要提供稅務登記等資料，這些資料可以證明企業(yè)的稅務證明以及是否具有辦理該類刻的印章的權(quán)利。以上兩種文件是企業(yè)在刻印章時需要準備的一系列文件因此企業(yè)可以在辦理刻印章之前詳細查詢并做好充分的準備。

在多種類型的刻章中有一種印章是個體、私營企業(yè)或者是企業(yè)所屬部門所擁有的印章，這種印章也為圓形，直徑比上述兩種印章要小一些，中央印制五角星，在印章上刻制營業(yè)執(zhí)照上核準的企業(yè)名稱，同樣為自左而右環(huán)形刻制同時字體也為簡化的宋體字。

這種專門負責簽訂合同的刻章就是合同章，但是在多數(shù)小型公司為了省事幾乎都沒有辦理這種合同章，在遇到需要簽訂合同的時候可以利用公章代替使用。但是需要注意的是合同章可以利用公章代替，但是公章不能利用合同章代替。