規(guī)范制作單據(jù)：按照信用證的要求，準確、完整、及時地制作各種單據(jù)，做到 “單單一致，單證一致”。單據(jù)的內(nèi)容應與信用證條款、貨物實際情況以及相關國際慣例相符，避免出現(xiàn)拼寫錯誤、數(shù)據(jù)不一致、簽章不全等問題。制作完成后，要仔細審核單據(jù)，確保無誤后再提交給銀行。
完成制單后系統(tǒng)復核：所有單據(jù)制作完成后，進行系統(tǒng)的復核。首先進行縱向?qū)徍?，即每份單?jù)自身內(nèi)容的完整性和準確性審核，如發(fā)票的抬頭、簽字蓋章，提單的背書等是否正確完備。然后進行橫向?qū)徍?，將各單?jù)之間相互關聯(lián)的內(nèi)容進行比對，如發(fā)票、裝箱單和提單上的貨物數(shù)量、毛重、凈重等信息要一致，匯票金額與發(fā)票金額要一致等。
與貨代及相關部門溝通：在貨物出運過程中，及時與貨代、船公司等相關部門溝通，確保運輸單據(jù)的及時獲取和準確無誤。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中有任何可能影響單據(jù)的情況，如貨物延遲裝運、更改目的港等，要及時通知相關方并協(xié)調(diào)解決。
與銀行溝通：在單據(jù)處理過程中，如有任何疑問或不確定的地方，及時與通知行或議付行溝通，咨詢專業(yè)意見。在交單前，也可將單據(jù)先提交給銀行進行預審，根據(jù)銀行的反饋意見進行修改和完善，降低因單據(jù)不符而遭拒付的風險。
