有機聯(lián)系原則：檔案之間存在著各種內在的有機聯(lián)系，包括時間聯(lián)系、內容聯(lián)系、來源聯(lián)系等。在整理檔案時，要充分考慮和保持這些聯(lián)系。比如，按照年度順序整理檔案，可以體現(xiàn)檔案形成的時間脈絡；將同一問題、同一項目或同一事件相關的檔案集中在一起，則體現(xiàn)了內容上的聯(lián)系。通過保持檔案的有機聯(lián)系，能夠更好地展現(xiàn)檔案所反映的歷史事實和活動過程，提案的利用價值。

按文件間的關聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡。

文件組合分類：將在內容上相互補充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關的實施細則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關的主題。

結合實際使用需求

滿足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰，他們通常會以何種方式查找和使用檔案。例如，對于企業(yè)的檔案，財務人員可能需要按財務科目分類查找財務報表，銷售人員可能更關注按客戶或產品分類的銷售記錄。因此，在確定主題和分類標準時，要盡量滿足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢：分類標準應便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過關鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉壏诸惖姆绞剑瑢⒋蟮闹黝}進一步細分，每個類別都有明確的定義和范圍，避免分類過于籠統(tǒng)或模糊，以便于準確地定位和查詢檔案。