來(lái)源原則：強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來(lái)源進(jìn)行整理和分類。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起，不同來(lái)源的檔案應(yīng)分開(kāi)整理。這樣可以保持檔案在來(lái)源方面的獨(dú)立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如，一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，單獨(dú)進(jìn)行整理和分類。

全宗原則：全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體。檔案整理要維護(hù)全宗的完整性，即同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，反映一個(gè)特定主體的活動(dòng)全貌。比如，某企業(yè)的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗，其各個(gè)部門、各個(gè)時(shí)期形成的檔案都應(yīng)歸屬于這個(gè)全宗，不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。

保管和利用原則：檔案整理要便于保管和利用。在整理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案的載體類型、數(shù)量、重要程度等因素，選擇合適的保管方式和裝具，如檔案盒、檔案柜等，確保檔案能夠得到妥善保存。同時(shí)，整理后的檔案應(yīng)具有清晰的分類和編號(hào)體系，建立完善的檢索工具和目錄，方便檔案管理人員快速查找和提供檔案，滿足利用者的需求。例如，將常用的檔案放置在便于取用的位置，按照一定的分類規(guī)則排列，使利用者能夠通過(guò)檢索工具迅速找到所需檔案。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)的主題。