分類(lèi)

按年度分類(lèi)：將檔案按其形成的年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時(shí)間上的連續(xù)性。

按機(jī)構(gòu)分類(lèi)：按照檔案形成的機(jī)構(gòu)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用與特定機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案。

按問(wèn)題分類(lèi)：根據(jù)檔案所反映的主題或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，能集中反映某一特定問(wèn)題的相關(guān)檔案。

按保管期限分類(lèi)：將檔案按規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類(lèi)，如、長(zhǎng)期、短期，以便于檔案的鑒定和銷(xiāo)毀。

實(shí)際操作中，通常采用復(fù)式分類(lèi)法，如年度 - 機(jī)構(gòu)、年度 - 問(wèn)題等組合方式。

按來(lái)源分類(lèi)

組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：按照檔案形成的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，將同一部門(mén)或單位形成的檔案集中在一起。如政府機(jī)關(guān)中，不同科室形成的檔案分別歸類(lèi)，能體現(xiàn)各部門(mén)的職能和工作范圍，以及部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系。

作者分類(lèi)法：以檔案的作者為分類(lèi)依據(jù)，將同一作者形成的檔案歸為一類(lèi)。對(duì)于個(gè)人檔案或一些特定作者群體的檔案，這種分類(lèi)方法有助于了解作者的思想、工作風(fēng)格和學(xué)術(shù)成就等。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶(hù)調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)的主題。

參考相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：許多行業(yè)和領(lǐng)域都有關(guān)于檔案分類(lèi)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，這些標(biāo)準(zhǔn)提供了通用的分類(lèi)框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等對(duì)不同類(lèi)型檔案的分類(lèi)都有相應(yīng)的規(guī)定。

專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系：對(duì)于一些特定的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，如醫(yī)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等，有專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)體系和主題詞表。在整理相關(guān)專(zhuān)業(yè)檔案時(shí)，可以借鑒這些專(zhuān)業(yè)分類(lèi)體系，使檔案的分類(lèi)更加科學(xué)、準(zhǔn)確，便于專(zhuān)業(yè)人員的利用和研究。