檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

實行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

5.人才隊伍建設(shè)

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在位，加強對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實踐，不斷提案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系?！奥贰?，是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，“車”是計算機(jī)的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進(jìn)，沒有的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。