作為機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策，更體現(xiàn)了文書檔案的獨特價值和研究意義。

在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機構(gòu)或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應(yīng)位置的過程。

檔案數(shù)字化加工整理不僅提高了檔案管理的效率和性，還促進了檔案信息的共享和交流。具體來說，它具有以下幾個方面的意義：

1.效率革命：數(shù)字化檔案實現(xiàn)了秒級檢索，極大縮短了查詢時間，提高了工作效率。

2.資源共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案資源得以跨地域、跨機構(gòu)共享，促進了知識的傳播與利用。

3.成本控制：減少了紙質(zhì)檔案的管理成本，包括存儲空間、維護費用等，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。

4.文化傳承：數(shù)字化手段為珍貴歷史檔案的保護與傳承提供了新途徑，使文化遺產(chǎn)得以永續(xù)流傳。

如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價值呢，檔案數(shù)字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數(shù)字化加工是指利用掃描儀等設(shè)備對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實現(xiàn)檔案電子化的處理過程。