檔案數(shù)字化加工整理不僅提高了檔案管理的效率和性,還促進(jìn)了檔案信息的共享和交流。具體來(lái)說(shuō),它具有以下幾個(gè)方面的意義:
1.效率革命:數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)了秒級(jí)檢索,極大縮短了查詢時(shí)間,提高了工作效率。
2.資源共享:通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),檔案資源得以跨地域、跨機(jī)構(gòu)共享,促進(jìn)了知識(shí)的傳播與利用。
3.成本控制:減少了紙質(zhì)檔案的管理成本,包括存儲(chǔ)空間、維護(hù)費(fèi)用等,實(shí)現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置。
4.文化傳承:數(shù)字化手段為珍貴歷史檔案的保護(hù)與傳承提供了新途徑,使文化遺產(chǎn)得以永續(xù)流傳。
對(duì)于紙張狀況較差、易破損的檔案,平板掃描儀則更為適用。其操作簡(jiǎn)便且使用廣泛,通過(guò)將檔案放置在玻璃板上進(jìn)行掃描,對(duì)檔案原件幾乎無(wú)損害。紫光F1128掃描儀便是一款典型的平板掃描儀,其輕薄機(jī)身節(jié)省了辦公空間,且支持遠(yuǎn)程監(jiān)控和管理,無(wú)論是使用ADF還是拼版掃描,速度均大大提升,具備9大核心優(yōu)勢(shì)。
檔案數(shù)字化是什么意思?
在我國(guó),早給“檔案數(shù)字化”下定義的人,是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是:檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。
檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容能夠:一個(gè)是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化;另一個(gè)是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。
前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī),后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶。
此后,也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對(duì)于檔案數(shù)字化的表述,大致可以概括為2點(diǎn)。檔案數(shù)字化與計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān)。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。
檔案數(shù)字化加工流程,即調(diào)卷→信息轉(zhuǎn)入和錄入→拆卷整理→建立條碼標(biāo)識(shí)→數(shù)字化掃描→影像處理與關(guān)聯(lián)入庫(kù)→案卷還原→影像與數(shù)據(jù)檢查→還卷等,有清晰、完整的檔案數(shù)字化作業(yè)流程管理、角色管理、工位管理、任務(wù)管理和作業(yè)管理功能;圖像存儲(chǔ)工作中應(yīng)特別注意圖像文件命名規(guī)則:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的惟一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。之后再對(duì)數(shù)字化后的文檔進(jìn)行批量處理,處理完將保存為PDF格式;后將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以、檢索利用的雙層PDF格式,然后進(jìn)行光盤(pán)刻錄,確保刻錄好的光盤(pán)能正確地讀出,并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。