什么是文書檔案？文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

在文書檔案管理的整理環(huán)節(jié)中，關鍵步驟涵蓋四大方面。首要步驟是科學分類，依據(jù)文件的時間順序、來源、內(nèi)容及形式等維度，確保文件歸檔的有序性。其次，進行立卷處理，需細致考量文件的問題特性、時間標記、名稱、作者、通信信息及地域?qū)傩?，以形成邏輯清晰的案卷。接著，合理排列案卷，依?jù)工作關聯(lián)性或主題內(nèi)容，使案卷間的聯(lián)系更加緊密。后，實施編目工作，通過編制綜合目錄或按類別、保管期限劃分的分冊目錄，實現(xiàn)檔案的檢索與利用。這些步驟共同構成了文書檔案整理工作的核心框架。

在信息爆炸的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式是否還能滿足我們的需求？紙質(zhì)檔案易受損、檢索效率低、占用空間大等問題是否讓您感到困擾？隨著計算機技術和信息技術的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化加工整理應運而生，為檔案管理帶來了革命性的變革。

檔案數(shù)字化加工流程，即調(diào)卷→信息轉(zhuǎn)入和錄入→拆卷整理→建立條碼標識→數(shù)字化掃描→影像處理與關聯(lián)入庫→案卷還原→影像與數(shù)據(jù)檢查→還卷等，有清晰、完整的檔案數(shù)字化作業(yè)流程管理、角色管理、工位管理、任務管理和作業(yè)管理功能；圖像存儲工作中應特別注意圖像文件命名規(guī)則：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的惟一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。之后再對數(shù)字化后的文檔進行批量處理，處理完將保存為PDF格式；后將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。