布置會議場地，應考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

座位編排與會議成效的高低具有密切的關系。除了座位的安排之外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：

(1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙，則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現(xiàn)。此外，你

好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數(shù)眾多時，你也可以按實際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

(2)如與會者之間彼此并不熟悉，則應考慮是否事先準備姓名卡片。

(3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注

意的是：幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形，應讓全部與會者都能看清楚，而且它們應準備就緒以便隨時啟用。

(4)除非是較長的會議(超過一個半小時的會議)，否則盡量不要提供茶點，以防與會者分心。

(5)當議程甚短且無需作記錄時，可考慮采取站立的方式開會。

不論你對會議的規(guī)劃有多詳盡，不論你對會議的準備工作有多周全，倘若在開會前你對會場不作后的審視，你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會出紕漏，而且就在不應該出紕漏的時候出紕漏。基于此，在開會前的半個小時至一個小時，你是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好：

如用麥克風，其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場的助手是否懂得

對視聽器材作簡單的維修工作.

(3)會議有關的資料是否齊全?這包括準備會中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等

(4)必要的時候，再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發(fā)出去很久的情況下，開會前的提醒功夫，頗能

產(chǎn)生實效。 許多業(yè)務會議中途擱淺，因為物質(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽。如果會議室沒有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當，思維就能地發(fā)揮作用。理想的會議室應該是座位不擁擠，視線好，聽得清楚，照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。