鋼制文件柜現(xiàn)在的使用是較多的，不管是在一些公共場所還是企業(yè)單位等等，都會使用感知文件柜，因?yàn)殇撝莆募竦膬Υ婺芰?qiáng)，并且質(zhì)量也不錯，另外主要原因還是大眾有需求，現(xiàn)在鋼制文件柜比較常用的地方就是學(xué)校辦公室，還有醫(yī)院以及一切有需求的公司單位等，我們都知道辦公環(huán)境是很重要的，臟亂差的話就會影響到人的心情，從而導(dǎo)致影響工作效率 ，但是有了鋼制文件柜的使用之后就會不一樣，那么很多人就會好奇鋼制文件柜如何合理利用能提升辦公效率呢？下面就一起來看看吧！

1、鋼制文件柜的使用位置

要想方便使用，鋼制文件柜的使用位置是很重要的，一般在辦公室使用的時候需要在不耽誤員工走動，以及辦公使用存取方便的位置來進(jìn)行使用，不能夠在擁擠比較難以開關(guān)的位置上使用，這樣一來會比較麻煩。

2、文件的擺放次序

在使用鋼制文件柜的時候文件的擺放次序也是很重要的，清晰且有序的擺放更利于工作，所以鋼制文件柜中的文件要能夠按年度和活動內(nèi)容擺放次序儲存。同一活動事情的文件相對會集，并以文件構(gòu)成時間先后，并統(tǒng)籌文件的重要程度等要素進(jìn)行擺放。

3、文件盒的裝訂

現(xiàn)在為了更加方便，就會將同一項(xiàng)目的文件進(jìn)行裝訂弄成文件盒，要想使用方便快捷率，我們就需要將文件進(jìn)行裝訂，但是要注意裝訂應(yīng)遵從原件在前，復(fù)件在后;正文在前，復(fù)件在后，定稿在前，每次修改稿在后。

4、文件盒編號

編號是很重要的，因?yàn)檫@樣更加的清晰，清楚，在使用的時候就直接找編號就好，不用再一個一個的翻找，這樣一來效率就會提升好多，所以鋼制文件柜的文件盒要進(jìn)行必要的編號，按一個年度一個流水號準(zhǔn)則寫。能夠選用中文4位數(shù)編號，如0102，前兩位01代表文件柜的編號，后兩位是文件的實(shí)踐編號，若01號文件柜有8個文件，從0101到0108進(jìn)行編號，02號文件柜持續(xù)前次的編號。

5、使用者操作

需要使用文件的員工，在找到文件之后使用完畢之后，應(yīng)該找到正確的位置歸還，這樣一來不會影響其他人的使用，另外如果文件有所變動也應(yīng)該告知其他使用者，讓大家了解情況，以防止出錯。

6、注意管理

另外鋼制文件柜在使用的時候要想提率，管理工作真的是很重要的，如果管理不好，那么在使用的時候就會出現(xiàn)很多問題，所以管理人員不但要將文件進(jìn)行整理，還要注意大家的使用情況，對于一些錯誤的擺放還有文件的變動，及時地進(jìn)行處理，要注意在工作交接本上做好記載，便利次日值班人員了解情況，這樣一來在使用的時候大家的工作效率才會更高。